Christèle PARHUITTE
christele.parhuitte@laposte.fr
via TEAMS
Vos missions, exercées en binôme avec une autre assistante de direction, s’articulent autour de différentes composantes :
1/ Vous assistez l’équipe de direction et intervenez en appui aux membres du futur COMEX de la Dnum en cours de préfiguration pour effectuer :
- La constitution des dossiers préparatoires aux réunions, mise en forme des notes, courriers ou présentations type PowerPoint pour la directrice et son adjoint en priorité.
- La réalisation et le suivi de tableaux de bord : astreintes et congés du COMEX, planning des réunions…
- L’interface avec les interlocuteurs internes et externes
- La gestion des courriers, suivi du processus dématérialisé via Pegase/ELISE ; suivi et la mise à jour de Pegase (parapheur électronique).
- La gestion de la planification collective des agendas et des déplacements ; la formalisation des ordres de mission, réservation transports et hôtels et traitement des remboursements, relations avec l’agence de voyage contractuelle.
Vous êtes valideur hiérarchique des ordres de missions et états de frais dans ChorusDT.
- Le classement et l’archivage des documents.
Vous contribuez à la définition des méthodes collectives de travail, l’actualisation et l’optimisation des procédures, ainsi qu’à la veille et la continuité du service entre les assistant(e)s.
Le poste est situé à Montrouge, au sein de la Direction du Numérique .
Il est accessible aux fonctionnaires, de catégorie B (du 2.1 au 3.1 inclus à la Poste) par le biais d'un détachement auprès du Ministère des Affaires Sociales.
Votre candidature devra être déposée directement auprès du recruteur, sans passer par M@P.
Sur votre demande, le Deged vous transmettra la fiche de poste détaillée ainsi que les modalités précises de candidatures.
Il pourra également vous donner toutes informations utiles sur le détachement et vous accompagner dans la formalisation de votre candidature
contact par mail christele.parhuitte@laposte.fr
- Au moins 5 ans sur un poste d'assistant(e), idéalement dans une administration publique.
- Appétence pour l'innovation et le secteur numérique.
- Travailler en équipe.
- Maîtriser les techniques de secrétariat.
- Assurer un rôle de conseil et d’alerte.